بسمه تعالی

بازرسی مساله مهمی است، باید دائم مشغول نگرش باشید و چشم شما داخل دستگاه را ببیند.              

                                                                                     «مقام  معظم رهبری»

معرفی واحد

واحد بازرسی و رسیدگی به شکایات، بعنوان یکی از واحدهای ستادی دانشگاه و زیر نظر مستقیم رئیس دانشگاه در محورهای ارزیابی عملکرد، بازرسی از واحدهای تابعه دانشگاه و نیز پیگیری شکایات مرتبط با ارائه خدمات مختلف در واحدهای مذکور ایفای نقش می‌کند.

این واحد در راستای وظیفه نظارتی خود، با هماهنگی  ریاست محترم دانشگاه عملکرد کلیه واحدهای تابعه دانشگاه را بطور محسوس و نامحسوس مورد ارزیابی قرار داده و گزارشات خود را پس از بررسی کارشناسی و ارائه راهکارهای مناسب جهت رفع مشکلات موجود، بصورت مستقیم به رؤیت ریاست محترم دانشگاه می‌رساند تا با دریافت نظرات ارشادی ایشان تا حد امکان نسبت به رفع مشکلات اقدامات لازم صورت گیرد.

تعریف بازرسی :

• فعالیت منظم و هدف دار و با برنامه به منظور مقایسه عملکرد واحدهای مورد بازرسی با قوانین و مقررات و استانداردهای تعیین شده بر اساس ماموریت قانونی وزارت مطبوع؛
• سنجش بایدها با هست‌ها و مطلوب‌ها با موجود؛  
• فعالیتهای منظم وهدف دار بر اساس ماموریت قانونی واحد؛

اهداف بازرسی :

1- حصول اطمینان از حسن اجرای ضوابط و مقررات توسط واحدهای سازمانی دانشگاه؛

2- انطباق سازی وضعیت کلی ، ساختاری و تشکیلاتی واحدها با مقررات و دستورالعمل‌ها.

3- ارتقاء سطح مدیریت واحدها طبق قوانین و ضوابط.

4- ارتقاء عملکرد واحدها و کارکنان منطبق با استانداردها.

5- تحقق صحیح روند رسیدگی به گزارشات و شکایات دایر بر وقوع تخلفات و سوء جریانات یا نقص قوانین.

اهمیت بازرسی:

• نظارت و بازرسی فراهم آورنده اطلاعات مناسب، مفید و لازم برای مدیریت اثربخش و قابل اطمینان در یک واحد انسانی و متعالی است.
• بازرسی و نظارت برای مشکل آفرینی و به اصطلاح مچ گیری نیست بلکه برای مشاهده عیبها و نقصها جهت اصلاح و حل مشکلات و ارائه راه حلهای کاربردی و تصمیم سازی های مفید و مؤثر میباشد.
• بازرسی به اعمال کنترل و نظارت و در واقع هماهنگی، برنامه ریزی، سازماندهی و در نهایت اصلاح اقدامات و عملیاتی که در راه نیل به مقاصد و اهداف غایی مورد نظر است، کمک میکند.

واحد بازرسی و پاسخگویی به شکایات دانشگاه شهید چمران اهواز با پایبندی بر اصول زیر به امر مهم بازرسی خواهد پرداخت:

الف- در بازرسی اصل را بر عدم دخالت در امور شخصی و خانوادگی مقامات یا مسئولین مورد بازرسی میداند و واحد بازرسی نباید به اموری که با موقعیت و کارآمدی واحد و مدیریت ارتباط ندارد، وارد شود؛

ب- در بازرسی حفظ و تقویت حرمت و جایگاه مدیران و کارکنان واحدها لازم است و از هر عملی که منجر به تضعیف واحد و ایجاد جو شایعه گردد پرهیز میشود. البته از مدیران ارجمند انتظار می‌رود همکاری جامع و کامل با واحد بازرسی دانشگاه داشته یاشد؛

ج- واحد بازرسی در انجام بازرسی تنها به نقایص و تخلفات مدیران و کارکنان دستگاه نپرداخته بلکه کارهای مثبت و خوب واحد را نیز به رئیس دانشگاه گزارش می‌نماید.

انواع بازرسی:

1- بازرسی مستمر و مدون : انجام بازرسی در قالب برنامه مدون و منظم

در این نوع بازرسی وضعیت کلی، ساختاری و تشکیلاتی، نحوه مدیریت، رفتار کارکنان و عملکرد واحدها بررسی می‌شود و از تمامی کارشناسان اعم از (اداری، مالی، آموزشی، دانشجوئی وفرهنگی) استفاده می‌شود؛

2- بازرسی موردی: اجرای این نوع بازرسی‌ها در محدوده موضوعی خاص و خارج از برنامه های زمان بندی شده صورت می‌گیرد و عملیات و عملکرد بخشی از سیستم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد؛

3- بازرسی منتج از شکایت: عبارت است از بازرسی از عملیات و عملکرد بخشی از سیستم در راستای شکایات و احقاق حق شاکی و اصلاح فرایندهای کاری.

دانشگاه شهید چمران اهواز از تنوع رسته‌های شغلی برخوردار است و برای بررسی مسائل ومشکلات و در کل ارزیابی آن نیاز به افراد متخصص در رشته‌های مختلف می‌باشد که عبارتند از:

1. گروه کارشناسان امور اداری و مالی

2. گروه کارشناسان امور آموزشی و پژوهشی

شرح وظایف واحد بازرسی

1- تهیه و تنظیم برنامه‌های بازرسی مستمر، دوره‌ای و یا موردی منتج از شکایات از واحدهای حوزه دانشگاه برای سنجش میزان مطابقت عمل و عملکرد، اقدام کنندگان با اهداف برنامه‌ها، دستورالعمل‌ها و ضوابط و شاخص‌های مورد ارزیابی دستگاه؛
2- بازرسی از عملکرد مدیران و کارکنان و سنجش میزان رضایت مردم از واحدهای مختلف و نحوه برخورد مدیران و کارکنان با ارباب رجوع؛

3- تدوین و ارائه چک لیست‌های مورد نیاز بازرسی و اصلاح مستمر آنها؛  

4- تهیه گزارشات نوبه‌ای در فواصل ماهانه، سه ماهه، شش ماهه، نه ماهه و سالانه برای اطلاع رئیس دانشگاه از عملکرد واحدهای مختلف؛

5- برقراری ارتباط با سازمان بازرسی استان و ایفای وظایف مندرج در ماده 12 قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور، واحدهای نظرسنجی دستگاهها؛

6- تجزیه و تحلیل عملکرد واحدها ، مدیریت و کارکنان بر اساس بازرسی های انجام شده؛

7- کشف مفاسد اداری از طریق بازرسی‌های آشکار و پنهان و ارائه گزارشات لازم به رئیس دانشگاه،

8- مطالعه و بررسی مستمر روش‌های انجام بازرسی به منظور ارائه پیشنهادات اصلاحی لازم به رئیس دانشگاه؛

9- تهیه و تنظیم گزارش بازرسی‌های انجام شده و ارائه آن به ریاست دانشگاه و معاونتهای مربوطه؛

10- در انجام بازرسی واحد  بازرسی تنها به نقایص و تخلفات مدیران و پرسنل نگاه نکرده و کارهای مثبت و خوب انجام شده را نیز جهت اعلام به مراجع مربوطه به منظور تشویق مدیران و سایر پرسنل مورد توجه قرار می‌دهند؛

11- اعلام موارد تخلفات اداری مشهود کارکنان و مسئولان در حین بررسی شکایات یا بازرسیهای انجام شده به هیات بدوی رسیدگی به تخلفات اداری ذیربط، پس از هماهنگی با رئیس دانشگاه و دریافت نتیجه اقدام هیات جهت انعکاس به شاکی.

پاسخگوئی به شکایات:

پاسخگوئی: عبارت است از پذیرش مسئولیت نتایج و پیامدهای حاصل از عملکرد دستگاه و ارائه پاسخ شفاف در قبال وظایف انجام شده و نشده به ذینفعان.

شکایات: درخواست احقاق حق شهروندان از نقض یا نقص قوانین و مقررات ، عدم اجرای ضوابط در دستگاه اجرائی و میزان کمیت و کیفیت ارائه خدمات در مقایسه با استانداردهای خدمات عمومی.

استاندارد: حد مطلوب تعیین شده برای سنجش شاخصهای پاسخگوئی به شکایات.

اهداف پاسخگوئی به شکایات:

1- ارتقاء سطح پاسخگوئی واحدهای تابعه به کارکنان و ارباب رجوع؛

2- افزایش میزان رضایتمندی شهروندان از طریق پاسخگوئی سریع ، به موقع و جامع؛

3- توسعه و بهبود استانداردهای ارائه خدمات؛

4- سیاست گذاری برای کاهش عوامل بروز نارضایتی از طریق مستند سازی ، طبقه بندی و اولویت بندی شکایات واصله؛

5- مشارکت در  تجزیه و تحلیل و بازنگری کارآمدی قوانین و مقررات و ضوابط اجرائی مورد عمل در واحدهای تحت پوشش؛

6- آسیب شناسی سازمانی و رفع نقاط ضعف از طریق تجزیه و تحلیل شکایات؛

7- کاهش میزان شکایات؛

8- پاسخگو نمودن واحدهای تابعه دانشگاه در مقابل شکایات شهروندان و کارکنان.

وظایف پاسخگوئی به شکایات:

1- دریافت شکایات حضوری و مکتوب و تلفنی ارباب رجوع و کارکنان از واحدهای تابعه؛

2- بررسی و تحقیق پیرامون صحت و سقم موضوع شکایات ، انجام اقدامات لازم جهت استیفای حقوق آنان و پیگیری تا اخذ نتیجه نهائی به منظور پاسخگوئی به شاکی؛

3- پاسخگوئی حضوری و تلفنی به مراجعین و ارائه راهنمائی لازم و رفع مشکل آنها در موارد مربوطه و ارجاع مواردی که در حیطه وظایف اداره بازرسی نمی باشد؛

4- درخواست ارائه توضیحات ومستدلات از واحد یا فرد مورد شکایت (متشاکی)؛

5- انعکاس اشکالات موجود در برخی قوانین، آئین نامه ها و بخشنامه های ابلاغی که موجب شکایت و نارضایتی شهروندان شده و یا خواهد شد؛

6- پیگیری و اخذ نظریات و پیشنهادهای واحدهای تخصصی در ارتباط با شکایات واصله به منظور رسیدگی و اعلام پاسخ به شاکیان؛

7- بررسی و پاسخگوئی در خصوص مراجعات به نهادهای نظارتی و بازرسی از قبیل نهاد ریاست جمهوری و سازمان بازرسی استان و یا کل کشور؛

8- مطالعه و بررسی مستمر روشهای انجام پاسخگوئی به شکایات به منظور ارائه پیشنهادات اصلاحی لازم به رئیس دانشگاه؛

9- رسیدگی به شکایات مندرج در مطبوعات و پیگیری تا حصول نتیجه و انعکاس پاسخ در جراید؛

10- جمع بندی شکایت در مقاطع سه ماهه و تجزیه و تحلیل علل بروز شکایات و ارائه گزارش برای به رئیس دانشگاه به  گونه ای که موجب کاهش شکایات مردمی گردد؛

11- شرکت در جلسات هماهنگی اداره بازرسی و رسیدگی به شکایات استانداری و یا سازمان بازرسی استان و یا اداره بازرسی و رسیدگی به شکایات وزارت علوم  جهت تبادل اطلاعات و انتقال تجارب؛

12- مطالعه جهت استقرار سیستم‌های نوین و مکانیزه به منظور افزایش دقت، سرعت و کیفیت پاسخگویی به شکایات و ارائه پیشنهادهای لازم به رئیس دانشگاه؛

13- تهیه نمودار و آمار شکایات از دانشگاه؛

14- پیگیری از نتایج گزارش های تهیه شده؛

15- شرکت در کلیه جلساتی که توسط مقام مافوق ابلاغ می شود و دریافت اطلاعات لازم.

تعریف  ارزیابی عملکرد:

ارزیابی : فرآیند سنجش ، ارزش گذاری و قضاوت

عملکرد : چگونگی انجام وظایف ، فعالیتها و نتایج حاصل

هدف از ارزیابی عملکرد:

فرآیند سنجش ، ارزش گذاری و قضاوت در خصوص چگونگی انجام وظایف ، فعالیت ها و نتایج حاصله عملکرد واحدهای اجرایی براساس قوانین و مقررات مربوط با رویکرد معیارهای اثربخشی، کارآیی، اقتصادی و اخلاقی به منظور ارتقای کیفیت خدمات دولتی

اهداف کلی ارزیابی عملکرد دانشگاه:

1- ایجاد فضای رقابتی مثبت در جهت تعالی سازمانی؛

2- ایجاد فضای مناسب برای تبادل تجربیات موفق؛

3- بهبود کیفیت ، کارائی ، اثربخشی خدمات ارائه شده؛

اهداف اختصاصی ارزیابی عملکرد دانشگاه:

1 – شناسائی و تعیین ظرفیتها و توانایی‌های بالقوه و بالفعل؛

2- شناسائی و تعیین فاصله بین اهداف و واقعیت‌ها؛

3- شناسایی هدف‌ها، وظایف، برنامه‌ها، نحوه هدایت افراد در سلسله مراتب سازمانی، امکانات و هزینه‌ها در سازمان؛

4- شناسایی نقاط قوت و ضعف و مشکلات سازمان و در واقع شناسایی وضع موجود و تلاش در جهت بالفعل شدن توانایی‌ها و ظرفیت‌ها؛

5- آگاهی از عملکرد ، دستاوردها ، نوآوریها ، موفقیتها ، محدودیتها ، ضعفها و مشکلات؛

6- آگاهی از اطلاعات و برنامه‌های اختصاصی که امکان دسترسی به آنها در محل ستاد مرکزی وزارت متبوع مقدور نمی‌باشد؛

7- کنترل مداوم جریان امور در سازمان و تعیین میزان انحراف از مسیر سیاست‌ها، طرح‌ها و برنامه‌ها؛

8- آگاهی از اثرات سیاست‌های ابلاغی وزارت عتف و ارزیابی نتایج حاصله در جهت تعدیل برنامه‌ها و سیاست‌های آتی؛

9- برقراری ارتباط مناسب و منطقی با مسئولین، مدیران و کارشناسان دانشگاهی؛

10- ایجاد انگیزش در مدیران و کارکنان محیطی؛

11- بهبود تصمیم گیری در مورد حوزه و عمق فعالیت‌ها ، برنامه ها و اهداف آینده؛

12- تخصیص منابع انسانی و امکانات در جهت اجرای برنامه‌های مصوب؛

13- بررسی نحوه هماهنگ بودن سازمان با واحدهای تابعه؛

14-ارتقاء توانمندی در ارائه کمی و کیفی خدمات و رقابت پذیری در فضای سازمانی؛

15- تعیین وتشخیص احتیاجات آموزشی؛

16- تعیین و تشخیص موانع و مشکلات؛

17- راهنمایی و ارشاد سازمان در جهت بهبود کارآمدی و بازده کار سازمان؛

18- ارتقاء پاسخگویی در مورد عملکرد برنامه ها؛