یکی از الزامات اساسی سازمان‌ها برای سیاست‌گذاری و برنامه‌ریزی، داشتن داده ها و اطلاعات قابل اطمینان می‌باشد. در صورت داشتن اطلاعات دقیق، می‌توان نسبت به مشخص کردن هدف، یافتن راهکار و تعیین شاخص‌های ارزیابی عملکرد برای فعالیت‌های مختلف سازمان اقدام نمود. این اصل بنیادی با وجود شبکه‌های ارتباطات و اطلاعات، اهمیت بیشتری پیدا کرده است و بستر استفاده از اطلاعات و آمار را به فراتر از مرزهای سازمان گسترش داده است. علاوه بر آن امروزه سازمان‌های پیشرو تلاش می‌کنند از طریق در دسترس قرار دادن اطلاعات و معرفی هدفمند و آگاهانه، برای خود اعتبار ملی و بین‌المللی کسب کنند. گرچه داشتن اطلاعات اهمیت زیادی دارد امّا انبوهی از اطلاعات فقط وضعیت موجود را برای ما روشن میکند و منجر به درک قواعد و مناسبات حاکم بر کسب و کار مربوطه نمی شود. لذا چنانچه سازمانی تمایل دارد در راستای بهبود حرکت کند و همپای تحولات جهانی برای رشد و توسعه برنامه‌ریزی کند، نیاز دارد داده‌های مربوطه را به دقیق‌ترین شکل ممکن جمع آوری و سپس به صورت نظام‌مند تحلیل نماید.