سلسله مراتب سازمانی تعیین کننده رسمی اختیارات، مسئولیت ها و چگونگی ارتباطات است. با توجه به این که ارتباطات سازمانی تبعات مالی، حقوقی ، قضایی و اداری دارد، ضروری است که در سلسله مراتب دانشگاه ضوابط و مقررات مکتوبی برای برقراری ارتباط صحیح تدوین و ابلاغ شود. بر این اساس با عنایت به اهمیت جایگاه سلسله مراتب اداری در انجام منظم و به منظور تسریع در ارائه خدمات اداری و در جهت جلوگیری از اقدامات معارض و تداخل در وظایف بخش- » مکاتبات اداری « در دو بخش درون » بخشنامه سطوح مکاتبات سازمانی و نحوه مکاتبات اداری « های مختلف ستاد و صف در دانشگاه، بدینوسیله آموزش عالی و خارج از آموزش عالی به شرح زیر برای اجرا ابلاغ میشود:

-1 مکاتبات با وزیر علوم، تحقیقات و فناوری، صرفاً با امضای رئیس دانشگاه مجاز است.

-2 مکاتبات با مدیرکل دفتر وزارتی و رؤسای دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی دولتی و غیردولتی، پژوهشگاهها و پارک علم و فناوری صرفاً با امضای رئیس دانشگاه مجاز می باشد.

-3 مکاتبات با معاونین وزیر و مدیران کل زیر مجموعه معاونین مذکور و معاونین سایر دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی دولتی و غیردولتی، پژوهشگاه ها و پارک های علم و فناوری با امضای معاونین ذیربط در دانشگاه مجاز میباشد.

-4 مدیران زیرمجموعه معاونین دانشگاه میتوانند با مدیران همتراز خود در ستاد وزارت عتف و دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی و پژوهشی دولتی و غیردولتی مکاتبه نمایند، مشروط بر اینکه تصمیمگیری در محتوای نامه ارسالی در حدود وظایف مدیران مذکور باشد؛ در غیر این صورت اتخاذ تصمیم با معاون ذیربط خواهد بود.

-5 رؤسای دانشکدهها میتوانند با رؤسای دانشکدههای همتراز خود در سایر دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی و پژوهشی دولتی و غیردولتی مکاتبه نماید، مشروط بر اینکه تصمیمگیری در محتوای نامه ارسالی در حدود وظایف رؤسای مذکور باشد، درغیراین صورت اتخاذ تصمیم متناسب با موضوع با معاون ذیربط خواهد بود.

-6 ارسال کلیه فراخوانها و اطلاعیههای مربوط به جشنوارهها، همایشها و غیره اعم از آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، فرهنگی و ... با امضای معاون ذیربط مجاز خواهد بود.

تبصره 1- دبیران جشنوارهها، همایشها و غیره حسب مورد با تأیید معاون ذیربط صرفاً مجاز به مکاتبه با دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی و پژوهشی دولتی و غیردولتی و پارکهای علم و فناوری )به استثنای رؤسای دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی وپارکهای علم و فناوری( میباشند.

-7 کلیه مکاتبات با استاندار، مدیران کل دستگاههای اجرایی استان، نماینده ولی فقیه در استان و امام جمعه اهواز، نمایندگان مردم در مجلس خبرگان رهبری، نمایندگان مردم در مجلس شورای اسلامی، فرماندهان نظامی و انتظامی صرفاً با امضای رئیس دانشگاه مجاز است. 

-8 معاونین دانشگاه میتوانند حسب مورد با معاونین و مدیران استانداری و معاونین و مدیران میانی دستگاههای اجرایی مکاتبه نمایند؛ مشروط بر اینکه تصمیمگیری در محتوای نامه ارسالی در حدود وظایف معاونین مذکور باشد. در غیر اینصورت اتخاذ تصمیم با رئیس دانشگاه خواهد بود.

-9 رؤسای دانشکدهها و مدیران میانی مستقر در ستاد دانشگاه مجاز به مکاتبه با سازمانها و دستگاههای اجرایی نمیباشند.

تبصره 2- در صورت ضرورت و پس از هماهنگی با رئیس دانشگاه و یا معاونین ذیربط حسب موضوع بصورت موردی رؤسا و مدیران مذکور مجاز به مکاتبه خواهند بود.

-10 مشاور رئیس و مدیر حوزه ریاست حسب مورد مجاز به مکاتبه با مدیرکل حوزه استانداری، معاونین و مدیران میانی استانداری، معاونین و مدیران میانی دستگاههای اجرایی، مدیران حوزه ریاست دانشگاهها و مراکز آموزش عالی دولتی و غیردولتی و مدیران کل ستاد وزارت عتف میباشند.

-11 مدیر حوزه ریاست دانشگاه مسئولیت نهایی نظارت و دبیرخانه مرکزی دانشگاه مسئول اجرای این بخشنامه در سطح دانشگاه خواهند بود.

این بخشنامه در 11 بند و 2 تبصره در   تاریخ 1399/11/26  به تأیید هیأت رئیسه دانشگاه رسید و از تاریخ تصویب لازمالاجرا  میباشد.